Система, которая помогает управлять документооборотом компании, обеспечивая удобный и структурированный доступ к документам. Она сочетает в себе функции CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) и инструменты для работы с документами.
Проект · ERKON · 2024
Документооборот
Гипотеза - создание простой и удобной системы документооборота сократит время на обработку заявок, устранит ошибки в документах и улучшит взаимодействие между отделами.
Разработать CRM систему для сотрудников и руководства компании ERCON, для эффективного и качественного взаимодействия с документами, соответствующую бизнес-целям предприятия.
О проекте
Цель проекта
Проблемы
- Высокий объем бумажной работы и сложность отслеживания документации
- Ошибки при передаче данных между отделами (производство, логистика, бухгалтерия)
- Сложности в доступе к актуальной информации
Решения
-
Ключевые метрикиВизуализировала рабочие процессы через дашборды, которые показывают ключевые метрики (загрузка производства, выполнение заказов, процент обработки документов). -
Автоматизация работыСоздала модуль для хранения и управления всеми документами в цифровом формате. Интеграция готовых шаблонов для стандартных операций (договора, счета, акты). -
Отслеживания документацииСоздала вкладку по маршрутам документов с отображением текущего состояния каждого документа (создан, на утверждении, подписан). -
Пользовательский опытМинимальное количество шагов для выполнения задач, простая визуальная структура для легкого восприятия. Синхронизация с другими системами (ERP, почтовые сервисы, мессенджеры). -
Минимизация ошибок при передаче данныхОбщая база данных, чтобы все отделы работали с актуальной версией документа. Ограничение доступа к редактированию или просмотру данных на уровне ролей.
-
Доступ к актуальной информацииУдобный поиск по ключевым словам, датам и статусу документа. Удобная и простая фильтрация по ключевым параметрам.
Результаты
Время
Сокращение времени на обработку документации
Ошибки
Уменьшение числа ошибок в документации.
Скорость
Увеличение скорости передачи информации между отделами
Доступность
Налаженная коммуникация между отделами.
Дизайн процесс
Анализ и исследования
Провела интервью, опросы и наблюдения. Анализировала текущие проблемы, включая выявление неудобств, барьеров в существующей системе.
Проектирование
Разработала структуру интерфейса и пользовательских сценариев. Создала навигационных карты и ваерфреймы.
Дизайн взаимодействия
Сделала детализацию экранов, создала компоненты и стили (UI KIT). Подготовила прототипы и установила обратную связь с пользователями.
Тестирование и итерация
Исправляла и оптимизировала, подготавливала к разработке. Провела юзабилити-тестирование с пользователями и ретроспективу с дальнейшими улучшениями.
Анализ и исследования
- Аналитика бизнес-процессовПровела сбор данных, определила пользовательские сценарии. Провела анализ метрик и KPI (изучила время обработки документов, количество ошибок, соблюдения сроков) - установила цели по улучшению показателей. Помогла сформировать требования к новой системе, структуировать данные и определить основные действующие разделы вкладки.
- Изучала косвенных конкурентовТакие CRM как Microsoft Dynamics 365, Bitrix24, SAP CRM, Pipedrive для подходящего визуала и комплексного управления бизнесом, включая работу с документами, аналитикой и задачами. Выявила ключевые функции, которые востребованы у клиентов (электронные подписи, интеграция с ERP, шаблоны документов, управление версиями) и слабые места конкурентов (сложный интерфейс, неотзывчивая поддержка).
- Структуированное интервьюБыл предварительно разработанный список вопросов для сбора информации и ее сравнения между респондентами. Опрос о конкретных функциях продукта дал явное понимание глобальных целей и приоритетов пользователей.
- Провела контекстное исследованиеАдминистратор и основной пользователь выполнял определенные задачи в реальной среде использования на старой версии программы ARM с обсуждением текущих действий. Так удалось выявить основные проблемы в интерфейсе, фиксировать трудности, ошибки и поведение для дальнейшего улучшения пользовательского опыта.
Проектирование
-
Проектирование структуры и навигации в архивеРазработала логику для архива, сгруппировав документы по контрагентам. Сортировала документы по типам (договоры, счета, акты). Работала над фильтрацией по дате, статусу, типу документов и другим параметрам. -
Анализ процессов в заявках СДОРазработка вкладки требует учёта специфики взаимодействия двух типов пользователей - пользователей и администратора. Определила, как пользователи создают и отслеживают заявки. Проработала сценарии работы администратора: как просматривает и обрабатывает заявки. -
Разработка структуры интерфейса заявок СДОРаботала над упрощением подачи заявок: минимизировала количество шагов для создания заявки. Добавила подсказки и автозаполнение для выбора документов.
Тестирование и итерация
- Анализ данныхПроработала интерактивные прототипы, настроила переходы и проверила их на удобство. Собрала данные о поведении пользователей для дальнейшего улучшения.Юзабилити-тестыПровела тесты с пользователями и администратором, чтобы проверить, насколько система удобна и понятна.Тестирование на соответствие требованиямПровела проверку маршрутизации документа между участниками с разными ролями. Убедилась, что новый процесс отвечает заявленным потребностям.Вкладка "Главная" в системе документооборота предоставляет пользователю мгновенный обзор текущего состояния работы. Упрощает доступ к основным задачам и ускоряет выполнение рабочих процессов: обзор крайних сроков по документам, ожидаемые заявки в СДО, прогресс обработки и подписания документов. Помогает анализировать эффективность процесса с помощью графиков и метрик.Разделы проектаГлавнаяОсновные функции
- Панель уведомленийУведомления о приближающихся дедлайнах, новых документах или изменениях статуса. Хронология недавних действий: кто и что сделал с документами. История последних изменений в системе.
- Аналитика и графикиСреднее время обработки документов, доля электронных и бумажных документов, сводка документооборота
- Ключевые показатели (KPI)Метрики, связанные с документооборотом: скорость обработки, процент выполнения задач, количество подписанных документов за период.
- Быстрый доступ к важным разделамКнопки или виджеты для перехода в разделы: "Архив", "Документооборот", "Заявки СДО".
- Фильтры и настройка отображенияВозможность настроить отображение данных. Выбор периода для аналитики: день, неделя, месяц.
- Поиск и быстрый доступ к документамУниверсальная строка поиска с возможностью быстро найти документ по содержанию. Рекомендованные документы или те, с которыми пользователь часто работает
Вкладка "Архив" в системе документооборота предназначена для хранения завершённых или неактуальных документов, обеспечивая удобный доступ и управление ими.Разделы проектаАрхивОсновные функции- Хранение завершённых документовСохранение документов, которые больше не требуют активной работы. Так же разделение по категориям: контракты, отчёты, внутренние меморандумы
- Поиск и фильтрацияБыстрый поиск по ключевым словам, фильтры по всем типам и свойствам документа.
- Доступ и восстановлениеВозможность восстановить документ из архива. Открытие документов для просмотра без необходимости их восстанавливать в основной рабочий процесс.
- Сроки хранения и автоматическое удалениеВозможность устанавливать сроки хранения документов в архиве. Автоматическое удаление документов по истечении срока или перенос в другой архив.
- Экспорт и архивирование данныхВозможность настроить отображение данных. Выбор периода для аналитики: день, неделя, месяц.
- Аналитика и отчётыСбор статистики по архиву: количество документов, типы, время хранения. Генерация отчётов по активности и использованию архивных документов.
Вкладка "Документооборот" в системе включает в себя хранение и управление документами, возможность отслеживать все процессы этапов документа до его подписания, контролировать сроки и задачи выполнения.Разделы проектаДокументооборотОсновные функции- Контроль процесса этапов документаРаздел маршрута показывает все текущие этапы и задачи выбранного документа, его сроки, состояние и ответсвенного за выполнение
- Поиск и фильтрацияБыстрый поиск по ключевым словам, фильтры по всем типам и свойствам документа.
- Ключевые показатели (KPI)Метрики, связанные с общей аналитикой прогресса по документам: подписанные документы, не подписанные документы, среднее время обработки.
- Связи документаДополнительные и общефирменные договора к основному документу.
- Обзор скана документаВозможность скачивания, редактирования, печати и отправки основного скана.
- Управление доступамиВозможность просмотреть всех участников взаимодействия с документом, оценить их прогресс и задачи. Так же отправление заявки на изменение прав доступа или запрос на доступ к определённым документам.
Вкладка "Заявки СДО" в системе предназначена для управления запросами на доступ или действия с документами. Она упрощает процесс взаимодействия пользователей и администраторов, обеспечивая прозрачность и контроль на всех этапах.Разделы проектаЗаявки СДООсновные функции- Создание заявки (для пользователя)Пользователь может создать заявку, указав: тип документа, причину запроса, сроки, в которые необходим документ, дополнительные комментарии.
- Обработка заявок (для администратора)Просмотр деталей заявки: Полная информация о запросе. Принятие решения: Кнопки для одобрения или отклонения заявки. Возможность добавления комментария с объяснением решения.
- Ключевые показатели (KPI)Метрики, связанные с общей аналитикой прогресса по документам: подписанные документы, не подписанные документы, среднее время обработки.
- Статусы заявокДополнительные и общефирменные договора к основному документу.
- Фильтрация и поиск заявокВозможность искать заявки в архиве по: номеру или названию документа, статусу, дате подачи. Фильтры для сортировки по дедлайнам, типу документа или важности.
- Работа с историей заявокХранение всех завершённых заявок с доступом к их истории. Возможность повторного открытия или клонирования заявки.
Вкладка "Чат" предназначена для упрощения коммуникации между пользователями системы, что помогает быстрее решать вопросы, связанные с документами и заявками. Она обеспечивает оперативную связь и уменьшает время на ожидание ответов.Разделы проектаЧатОсновные функции- Привязка чатов к заявкам и документамДля каждой заявки или документа создается отдельный чат. Участники обсуждают детали, уточняют информацию и согласовывают действия. Так же история чата сохраняется и доступна для просмотра в любое время.
- Оповещения о новых сообщенияхПользователи получают уведомления о новых сообщениях в чате. Так же уведомления можно отключить или настроить оповещения для определенных чатов.
- Функция поиска по чатуБыстрый поиск по ключевым словам, дате или участникам. Фильтр сообщений по типу: ссылки, файлы, текст.
- Обмен файламиБыстрое прикрепление ранее загруженных в систему документов. Просмотр и скачивание файлов из диалога.
Вкладка "Поддержка" предназначена для оперативной помощи пользователям в решении вопросов, связанных с системой.Разделы проектаПоддержкаОсновные функции- База знанийГайды по использованию различных функций системы
- Техническая поддержкаОсновные контакты администрации и системы с почтой и телефоном. Так же ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Чат поддержкиСамый быстрый и удобный способ связаться для получения ответа на вопрос. Чат всегда закреплен в диалогах.
- УведомленияБыстрое прикрепление ранее загруженных в систему документов. Просмотр и скачивание файлов из диалога.
